CSVN – Mùa Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) năm nay diễn ra vào đúng đợt dịch Covid-19 bùng phát lần thứ 4. Tuy nhiên, VRG và các công ty cổ phần đã linh hoạt áp dụng công nghệ trong tổ chức hội nghị trực tuyến để vừa bảo đảm kế hoạch hoạt động vừa bảo đảm an toàn phòng dịch.

Giải pháp an toàn thời dịch

Theo kế hoạch, thời hạn cuối cùng mà các doanh nghiệp phải tổ chức (ĐHĐCĐ) là ngày 30/4. Tuy nhiên, do dịch bệnh Covid-19 nên được kéo dài thêm 2 tháng, tức là đến 30/6. Với những diễn biến phức tạp của dịch bệnh, các công ty đã phải tổ chức Đại hội cổ đông theo hình thức trực tuyến, không tập trung đông người theo quy định.

Việc tổ chức đại hội theo hình thức này cũng có những khó khăn riêng ở mỗi đơn vị thành viên VRG. Để tổ chức thành công, các đơn vị đã có những bước chuẩn bị thật chu đáo về trang thiết bị điện tử, truyền hình trực tuyến thông qua mạng Internet. Đảm bảo thông tin được chuyển tải rõ nét nhất, đầy đủ nhất các nội dung của đại hội.

Đại diện lãnh đạo Công ty CP Cao su Bà Rịa, cho biết: “Đại hội cổ đông thường niên của công ty diễn ra vào ngày 28/6 vừa qua. Để tổ chức được đại hội lần này, Ban Tổ chức (BTC) đã chuẩn bị trước cách đó nhiều tháng, từ khâu nhân sự, văn kiện đại hội, thư mời… ban hành quy chế họp trực tuyến và bỏ phiếu bầu điện tử được thông qua đến các cổ đông. Trang bị các thiết bị cần thiết phục vụ đại hội theo hình thức trực tuyến theo đúng quy định của tỉnh, của VRG trong thời gian giãn cách xã hội”.

Trước khi đại hội diễn ra, Cao su Bà Rịa đã chuẩn bị 4 phòng họp cho 4 điểm cầu, tuy nhiên số lượng cổ đông tham dự không nhiều vì vậy chỉ tổ chức ở hai điểm chính ở Công ty mẹ và một điểm cầu tại công ty con tại Campuchia (Công ty CPCS Bà Rịa KampongThom).

Việc tổ chức đại hội theo hình thức này cũng có những thuận lợi và khó khăn riêng. Thuận lợi là các cổ đông có thể theo dõi, đóng góp ý kiến qua màn hình mà không phải di chuyển xa. Khó khăn là phải cân nhắc diễn biến dịch bệnh để có hình thức tổ chức phù hợp.

Đảm bảo tính pháp lý

Với mùa đại hội năm 2021, trong lúc tình hình dịch vẫn còn nhiều biến động như hiện nay, việc ĐHĐCĐ trực tuyến là một giải pháp hiệu quả vừa giúp doanh nghiệp chủ động được thời gian tổ chức Đại hội, vừa đảm bảo an toàn cho cổ đông và doanh nghiệp trước rủi ro dịch bệnh. Đại hội phải đảm bảo 2 mục tiêu: Thực hiện đúng quy định Luật doanh nghiệp, Điều lệ Công ty, đảm bảo an toàn công tác phòng, chống dịch.

Ông Nguyễn Anh Tuấn – TGĐ Công ty CP Gỗ MDF VRG Kiên Giang, chia sẻ: Công ty đã tổ chức ĐHĐCĐ thường niên vào ngày 15/6 bằng hình thức trực tuyến tại hai đầu cầu tại Phòng họp lầu 7 Tòa nhà VRG và Văn phòng công ty tại tỉnh Kiên Giang. Việc tổ chức Đại hội trực tuyến có những thuận lợi và khó khăn riêng. Thuận lợi là hạn chế được việc đi lại của các cổ đông trong thời gian dịch bệnh Covid còn diễn biến phức tạp tại tỉnh và nhất là tại TP. HCM nơi công ty đặt văn phòng. Còn khó khăn thì không nhiều, chỉ có phần bầu cử HĐQT, Ban kiểm soát do có hai đầu cầu nên thời gian phải kéo dài để Ban kiểm phiếu làm việc báo cáo kết quả kiểm phiếu giữa hai đầu cầu.

Để chuẩn bị chu đáo Đại hội cổ đông trực tuyến, các đơn vị đã có nhiều kinh nghiệm qua những lần họp bằng hình thức trực tuyến nên không gặp phải lỗi kỹ thuật. Chính nhờ sự chuẩn bị chu đáo, đầy đủ từ khâu tài liệu, báo cáo, kịch bản đại hội, các thiết bị thu – phát và đường truyền tải đủ mạnh nên đại hội đã diễn ra thành công.

Ông Huỳnh Kinh Nhựt – Chủ tịch HĐQT Công ty CPCS Phước Hòa, chia sẻ: Trải qua hai năm đối phó với Covid-19, các đơn vị đã thích nghi với bối cảnh bình thường mới để đảm bảo tính liên tục của hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngày 15/6, công ty đã tổ chức ĐHĐCĐ thường niên năm 2021. Lúc đầu công ty cũng dự kiến tổ chức đại hội bằng hình thức họp trực tuyến tại các điểm cầu, nhưng do số lượng cổ đông tham dự ít và hầu hết ủy quyền nên chỉ tổ chức tại Hội trường Trung tâm Văn hóa công ty. Đại hội đã được tiến hành với số cổ đông dự họp đại diện cho 67,58% số cổ phần có quyền biểu quyết. Đại hội được tổ chức với các quy định về kiểm dịch nghiêm ngặt. Các cổ đông đi họp đều chấp hành rất nghiêm túc quy định về phòng dịch mà BTC Đại hội yêu cầu.

Vì dịch bệnh nên địa phương chỉ cho phép họp tối đa 30 người. Điều này phần nào ảnh hưởng đến việc chuyển tải nội dung và thu thập thông tin, ý kiến đóng góp của cổ đông đối với công ty trong quản lý, điều hành, sản xuất kinh doanh của những cổ đông ở xa, ở những vùng có dịch không thể tham dự phải đóng góp ý kiến qua hòm thư điện tử.

Họp cổ đông trực tuyến là bất khả dĩ nhưng chính điều này giúp cho ai cũng có thể theo dõi, nghe trực tiếp những thông tin của Hội đồng quản trị. Việc tổ chức đại hội bằng cách họp trực tuyến được xem là phù hợp với hoàn cảnh chung hiện nay. Nhìn chung, đại hội ở các đơn vị đã diễn ra thuận lợi thành công theo đúng phương án kế hoạch đã đăng ký với Tập đoàn và địa phương trong tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp.

VŨ PHONG – THIÊN HƯƠNG